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高校辦公室文秘人員公文代寫 能力的不足與應對策略

論文編號: 所屬欄目:各省國家級論文發表 發布日期:2020年12月18日 論文作者:博士 論文網

摘    要: 在高等教育迅速發展的背景下,高校內部機構相互之間及與外部其他機關單位的聯系日益緊密和頻繁。內外溝通聯系的重要橋梁是公文。因此,本文主要就高校辦公室文秘人員公文代寫 能力存在的問題與能力提升的方法進行論述。

  關鍵詞: 高校辦公室; 文秘人員; 公文代寫 ;

  高校作為一個單位組織,與社會上其他機關單位存在各種各樣的聯系[1]。在聯系過程中,公務文書起到了橋梁、紐帶的作用。同時,高校內設機構眾多,在其內部溝通與運行中,公文也發揮了很大的作用。因此,高校辦公室文秘人員公文代寫 能力的高低,是影響高校與其他單位聯系、溝通是否順暢的重要因素之一,也必將會對其所在高校內部的溝通、運行產生重要影響[2]。

  本文在對高校辦公室文秘人員公文代寫 能力存在的問題進行分析的基礎上,提出了提升高校辦公室文秘人員公文代寫 能力的方法,希望能提高高校辦公室文秘人員的業務水平,為高校的內外部高效運行提供思路。

  一、高校辦公室文秘人員公文代寫 能力存在的問題

  在高校辦公室業務中,毫無疑問,辦文是一大重要內容。在辦文的過程中,高效擬定公文是辦文的必經環節[3]。而在實際工作中,公文擬定,甚至印發后,問題不少。比如,公文格式要素不全,排版不符合要求等。另外,公文的核心部分,即正文,也存在諸多問題,如謀篇布局不當,條理不清晰等。原因主要有以下三點。

  一是公文代寫 意識不強。辦文人員對公文的重要性認識不足,自覺代寫 公文的主動性也不強,一味照搬模板。因此,高校公文常常漏洞百出,尤其是高校二級機構辦公室擬定的公文常常“缺胳膊少腿”,如上行文中常忽略簽發人這個要素,文號編排位置和下行文一致等。諸如此類不符合公文要求的問題常常出現。
 

高校辦公室文秘人員公文代寫
能力的不足與應對策略
 

  二是公文基礎知識不牢。目前,在高校辦公室從事文秘工作的人員所學專業不一,即使是中文類等相關專業出身,在學生時代接觸了公文代寫 等相關課程,但知識運用少,學后不用或少用,久而久之,也就淡忘了。

  三是公文代寫 能力不足。高校辦公室文秘人員在進入該崗位以前,對公文代寫 知識積累和運用較少,到崗后,面對辦公室的繁雜業務,更無心鉆研公文格式及其代寫 規范,因此,容易出現照搬模板的情況,無法判斷格式是否正確,導致自己的公文代寫 能力提升慢,甚至對公文代寫 產生抵觸心理,陷入“寫不好—不愿意寫—能力不提升—寫不好”的惡性循環。

  二、高校辦公室文秘人員公文代寫 能力提升方法

  (一)建立健全高校內部公文管理制度

  盡管中共中央辦公廳和國務院辦公廳已于2012年4月16日聯合印發了《黨政機關公文處理工作條例》,但在實際工作中,不少機關單位在貫徹落實上存在一些問題。因此,一些機關單位針對出現的問題,尋找對策,出臺了一些制度辦法,加以細化或明確,使公文處理工作更為科學化、制度化、規范化。在制度建設上,高校可從以下兩方面著手。

  一是根據《黨政機關公文處理工作條例》(中辦發〔2012〕14號)等文件精神,結合本單位實際,出臺本單位的黨政公文處理辦法,進而從制度上為本單位的公文運行提供更為精準的指導和約束,促使公文代寫 及處理規范化。

  二是建立公文錯情通報制度[4]。有了規范性文件指導,但落實情況如何?如果落實不到位,又當如何?因此,高校還需對公文處理辦法的落實情況進行跟蹤、匯總、反饋和督辦,有反饋、有督促,才會有修正,才能避免問題堆積,進一步提高高校的公文質量,改進文風,提升公文辦理效率。

  (二)加強公文基礎知識培訓

  在制度保障的基礎上,高校還要提升高校辦公室文秘人員的公文撰制能力,提高公文撰寫效率。前提是辦公室擁有一支業務素質水平高的文秘工作隊伍。如何提高辦公室文秘人員的公文代寫 水平呢?一是從內在角度,高校要倡導辦公室文秘人員加強自學;二是就外部條件來說,高校要加強對辦公室文秘人員的公文代寫 培訓。

  1.加強自學

  有些人能下苦功夫專門研究公文代寫 及其格式,不斷學習進步。但這有賴于工作人員的自身素質和學習能力。如果他們缺乏自律,自學就難以在短時間內見效。如何解決這個問題?一個很重要的彌補方式就是組織開展專項培訓,即下文所說的公文代寫 培訓。

  2.加強公文代寫 培訓

  公文代寫 培訓可分為內部培訓和外出培訓兩方面。

  一是內部培訓。部分高校內部專門開設了公文代寫 與處理這門課程。組織授課教師與專門從事辦公室文秘工作的人員進行內部交流、探討是一種很好的提升方式。如果校內沒有公文代寫 課程的授課教師或公文代寫 的專家,高校可邀請校外公文代寫 方面的專家到校進行培訓、交流,提升文秘人員的公文代寫 水平。

  二是外出學習。外出學習不失為一種提高辦公室人員業務能力與素質的途徑之一[5],但機會往往不多,分到各個高校的培訓名額較少。因此,高校應把握住外出學習培訓機會,選拔合適的文秘人員外出學習。這能在很大程度上提升辦公室人員的公文代寫 及其他辦公室工作人員的業務能力,從而帶動其他文秘工作人員,為學校的發展做出更大貢獻。

  三、結束語

  綜上所述,本文對高校辦公室文秘人員公文代寫 能力存在的問題進行分析,進而圍繞如何提高高校辦公室文秘人員公文代寫 能力進行了詳細探討,通過詳細論述,為提升高校辦公室文秘人員公文代寫 能力提出了切實可行的方法。

  參考文獻

  [1]鄒海燕.如何提升高校辦公室公文處理效率之我見[J].現代經濟信息,2018(28):67.
  [2]葉曉斌.高校辦公室文秘人員素質與能力的提升方法分析[J].秘書工作,2017(10):60.
  [3]樓揚.淺析高校二級學院辦公室管理的影響因素及應對策略[J].決策探索,2019(14):83.
  [4]饒晗.論高校辦公室秘書能力的提升[J].管理科學,2018(16):123-124.
  [5]駱瑞嵐.高校辦公室人員如何有效提高公文代寫 水平[J].辦公室業務,2019(14):5,21.

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